Politique concernant la fixation des dates d'audience et les demandes de remise

1. OBJET

La CRTESPF a rédigé la présente politique afin de s'assurer que toutes les parties à une plainte pourront être entendues dans un délai raisonnable et que les ressources de la CRTESPF seront utilisées efficacement.


2. AUDIENCES

2.1 Fixation des dates d'audience

Une affaire est mise au rôle environ 60 jours après réception par la CRTESPF de la réponse de l'administrateur général (l'intimé). Ordinairement, deux jours sont réservés pour l'audience à moins que la CRTESPF en décide autrement. Les parties ne sont pas consultées sur le choix de ces dates. Le directeur, Services du greffe (dotation), avise les parties de la date, de l'heure et du lieu de l'audience par courriel (avis d'audience). Les coordonnées exactes sont communiquées aux parties au plus tard sept jours avant la date de l'audience, mais habituellement un mois à l'avance.

Les parties et leurs représentants doivent s'assurer, dès réception de l'avis d'audience, qu'ils sont disponibles aux dates prévues. Il incombe également aux parties de s'assurer que leurs témoins seront disponibles à ces dates. En cas d'indisponibilité, les parties doivent présenter une demande de remise dans les 30 jours suivant la réception de l'avis d'audience.


3. DEMANDES DE REMISE

3.1 Marche à suivre pour présenter une demande de remise d'audience dans les 30 jours suivant la réception de l'avis d'audience

La partie ou ses témoins qui ne seront pas disponibles aux dates précisées dans l'avis d'audience et qui souhaitent demander une remise doivent présenter leur demande dans les 30 jours suivant la réception de l'avis d'audience, selon les étapes indiquées ci-dessous.

Étape 1 :

Communiquer avec les autres parties afin de tenter d'obtenir leur consentement, SANS FAIRE PARVENIR DE COPIE DE CES ÉCHANGES À LA CRTESPF.

Parties à une plainte :

Étape 2 :

Convenir avec les autres parties de nouvelles dates d'audience, SANS FAIRE PARVENIR DE COPIE DE CES ÉCHANGES À LA CRTESPF.

Étape 3 :

Soumettre sa demande par écrit à la CRTESPF et aux autres parties en même temps et fournir les renseignements suivants :

La CRTESPF N'examinera PAS la demande de remise si l'information requise à l'étape 3 n'a pas été fournie. La demande sera immédiatement retournée au demandeur.

Les autres parties disposent de cinq jours suivant la réception de la demande pour y répondre, si elles le souhaitent. Si la CRTESPF ne reçoit aucune réponse dans les cinq jours, il rendra une décision sur la demande en se fondant sur l'information dont il dispose.

La CRTESPF pourrait, dans des circonstances appropriées, décider de tenir une téléconférence.

3.2 Marche à suivre lorsque plus de 30 jours se sont écoulés depuis la réception de l'avis d'audience

Il est possible de demander une remise d'audience une fois la période de 30 jours suivant la réception de l'avis d'audience écoulée, lorsque des circonstances exceptionnelles empêchent de procéder à l'audience à la date prévue.

Avant de soumettre la demande de remise, il convient de suivre les étapes suivantes :

Étape 1 :

Mêmes dispositions que celles de l'étape 1 ci–dessus.

Étape 2 :

Mêmes dispositions que celles de l'étape 2 ci–dessus.

Étape 3 :

Soumettre la demande par écrit à la CRTESPF et aux autres parties en même temps et fournir les renseignements suivants :

La CRTESPF N'examinera PAS la demande de remise si l'information requise à l'étape 3 n'a pas été fournie. La demande sera immédiatement retournée au demandeur.

Les autres parties disposent de cinq jours suivant la réception de la demande pour y répondre, si elles le souhaitent. Si la CRTESPF ne reçoit aucune réponse dans les cinq jours, il rendra une décision sur la demande en se fondant sur l'information dont il dispose.

La demande de remise n'est pas automatiquement accordée, même en cas de consentement unanime des parties. La CRTESPF examinera la demande, mais n'accordera une remise que dans le cas où des circonstances exceptionnelles le justifient.

La CRTESPF pourrait, dans des circonstances appropriées, décider de tenir une téléconférence.

3.3 Demande de remise d'audience pour procéder à la médiation

La demande de remise pour cause de médiation n'est pas automatiquement accordée, même en cas de consentement unanime des parties. La CRTESPF examinera les motifs de la demande ainsi que les dates proposées par les parties. La CRTESPF pourrait, dans des circonstances appropriées, décider de tenir une téléconférence.


4. EXEMPLES

Exemple 1 : Comment faire une demande de remise lorsqu'il existe des circonstances exceptionnelles

Les parties ont reçu le 8 mars 2013 un avis d'audience indiquant que l'audience aura lieu les 17 et 18 juillet 2013. Au cours de la dernière semaine de mai, le plaignant est hospitalisé en raison d'une maladie grave. Il devra passer plusieurs semaines en convalescence. Il ne pourra donc pas se présenter à l'audience et doit demander une remise. Cependant, étant donné qu'il a reçu l'avis d'audience il y a plus de 30 jours, le plaignant doit invoquer des circonstances exceptionnelles pour justifier la remise. En l'espèce, il s'agit de la convalescence.

Étape 1 :

Le plaignant doit communiquer avec les autres parties afin d'obtenir leur consentement. En l'espèce, il s'agit seulement de l'intimé et de la Commission de la fonction publique (CFP). La personne nommée n'a pas donné suite aux allégations; il n'est donc pas nécessaire de communiquer avec elle. Remarque : La CRTESPF ne reçoit pas les communications à cet égard.

Exemple de l'échange de courriels entre les parties :

Le plaignant :
En raison d'une maladie grave, je devrai passer quelques semaines en convalescence et ne pourrai donc pas me présenter à l'audience des 17 et 18 juillet 2013. J'aimerais donc obtenir votre consentement pour une remise d'audience à une date ultérieure.
L'intimé :
Oui, nous consentons à votre demande de remise d'audience.
La CFP :
Oui, nous consentons à votre demande de remise d'audience.

Étape 2 :

Le plaignant doit également demander aux autres parties d'autres dates auxquelles elles seraient disponibles pour se présenter à l'audience. Remarque : La CRTESPF ne reçoit pas les communications à cet égard.

Le plaignant :
Je propose les nouvelles dates suivantes : la semaine du 9 septembre, les 18 et 19 septembre et la semaine du 30 septembre 2013. Veuillez me faire connaître vos disponibilités.
L'intimé :
L'intimé est disponible les semaines du 9 et du 30 septembre 2013.
La CFP :
La CFP est aussi disponible les semaines du 9 et du 30 septembre.

Étape 3 :

Le plaignant fait parvenir sa demande de remise par écrit à la CRTESPF et aux autres parties. Voir l'exemple ci–dessous.

Le plaignant :
Au cours de la dernière semaine de mai, j'ai été hospitalisé en raison d'une maladie grave. Je devrai ensuite passer quelques semaines en convalescence. Je demande donc une remise de l'audience qui devait avoir lieu les 17 et 18 juillet. J'ai communiqué avec l'intimé et avec la CFP. Les deux consentent à la remise de l'audience. Nous sommes tous disponibles les semaines du 9 et du 30 septembre 2013. Je demande donc que l'audience soit remise à l'une ou à l'autre de ces semaines.

Les autres parties disposent de cinq jours pour répondre à la demande de remise.

L'intimé :
L'intimé consent à la remise d'audience. Il est disponible les semaines du 9 et du 30 septembre.
La CFP :
La CFP consent à la remise d'audience. Elle est également disponible les semaines du 9 et du 30 septembre.

Étape 4 :

La CRTESPF rendra une décision après avoir revu tous ces renseignements.


Exemple 2 : Comment faire une demande de remise dans les 30 jours de la réception de l'avis d'audience

Les parties ont reçu le 8 mars 2013 un avis d'audience indiquant que l'audience aura lieu les 17 et 18 juillet 2013. Au moment où elle reçoit l'avis d'audience, la plaignante se rappelle qu'elle sera en vacances pendant la semaine en question et qu'elle ne pourra pas participer à l'audience. Elle doit donc présenter une demande de remise.

Étape 1 :

La plaignante communique avec les autres parties afin d'obtenir leur consentement. En l'espèce, il s'agit seulement de l'intimé et de la Commission de la fonction publique (CFP). La personne nommée n'a pas donné suite aux allégations; il n'est donc pas nécessaire de communiquer avec elle. Remarque : La CRTESPF ne reçoit pas les communications à cet égard.

Exemple de l'échange de courriels entre les parties :

La plaignante :
En recevant l'avis d'audience de la CRTESPF, je me suis rappelée que je serai en vacances les 17 et 18 juillet 1013. J'aimerais donc obtenir votre consentement pour une remise d'audience à une date ultérieure.
L'intimé :
Oui, nous consentons à votre demande de remise d'audience.
La CFP :
Oui, nous consentons à votre demande de remise d'audience.

Étape 2 :

La plaignante doit également demander aux autres parties d'autres dates auxquelles elles seraient disponibles pour se présenter à l'audience. Remarque : La CRTESPF ne reçoit pas les communications à cet égard.

La plaignante :
Je propose les dates suivantes pour l'audience : du 5 au 16 août 2013 ou n'importe quand au mois de septembre. Veuillez me faire connaître vos disponibilités.
L'intimé :
L'intimé est disponible les semaines du 12 août et du 9 septembre 2013.
La CFP :
La CFP est disponible les semaines du 5 et du 12 août ainsi que celle du 9 septembre 2013.

Étape 3 :

La plaignante envoie sa demande de remise d'audience écrite à la CRTESPF et aux parties dans les 30 jours suivant la réception de l'avis d'audience. Voir l'exemple ci-dessous.

Le plaignant :
J'aimerais demander une remise de l'audience prévue pour les 17 et 18 juillet, car je serai en vacances. J'ai communiqué avec l'intimé et avec la CFP. Les deux consentent à la remise de l'audience. Nous sommes tous disponibles les semaines du 12 août et du 9 septembre 2013. Je demande donc que l'audience soit remise à la semaine du 12 août ou du 9 septembre 2013.

Les autres parties disposent de cinq jours pour répondre à la demande de remise.

L'intimé :
L'intimé consent à la remise d'audience. Il est disponible les semaines du 12 août et du 9 septembre.
La CFP :
La CFP consent à la remise d'audience. Elle est disponible les semaines du 12 août et du 9 septembre.

Étape 4 :

La CRTESPF rendra une décision après avoir revu tous ces renseignements.