Retourner aux rapports

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

Évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers (non vérifiée)

Au titre de l’exercice clos au 31 mars 2012

1. Introduction

Le présent document est une annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP) qui précède les états financiers de l’exercice 2011-2012. Comme l’exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, cette annexe présente des informations concernant les mesures prises par la CRTFP en vue de maintenir un système efficace de contrôles internes en matière de rapports financiers (CIRF). Elle présente notamment de l’information sommaire relative aux évaluations réalisées par la CRTFP au 31 mars 2012, concernant notamment les progrès réalisés, les résultats et les plans d’action connexes, ainsi que les données financières permettant de mieux comprendre l’environnement de contrôle de la CRTFP.

Il convient de noter que le système de CIRF n’a pas pour objectif d’éliminer tous les risques possibles, mais plutôt de réduire les risques à un niveau acceptable par le biais de contrôles proportionnels aux risques à atténuer. Le maintien d’un système efficace de CIRF est un processus continu élaboré en vue d’identifier et de hiérarchiser les risques et les contrôles permettant de les atténuer, ainsi que de surveiller la manière dont il contribue à une amélioration continue.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme

La CRTFP est un tribunal indépendant quasi judiciaire chargé par la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP) d’administrer les régimes de négociation collective et d’arbitrage des griefs dans la fonction publique fédérale. Elle est aussi chargée par la Loi sur les relations de travail au Parlement (LRTP) de jouer le même rôle à l’endroit des institutions du Parlement.

La CRTFP a un résultat stratégique : le règlement impartial des questions liées aux relations de travail dans la fonction publique fédérale et au Parlement, et une activité de programme: Arbitrage, médiation et analyse et recherche en matière de rémunération. Nous contribuons ainsi à la mise en place d’un milieu de travail productif et efficace qui assure la prestation fluide de programmes et services qui bénéficient à la population canadienne.

Des renseignements détaillés concernant les pouvoirs, le mandat et les activités de programme de la CRTFP sont disponibles dans le Rapport ministériel sur le rendement et dans la section I du Rapport sur les plans et les priorités.

1.2 Principales données financières

Les principales données financières contenues dans les états financiers de l’exercice 2011-2012 sont les suivantes :

D’autres renseignements financiers relatifs à l’exercice 2011-2012 du ministère figurent à la Section III, intitulée « Renseignements supplémentaires », du Rapport ministériel sur le rendement ainsi que dans les Comptes publics du Canada.

1.3 Ententes de services afférentes aux états financiers

La CRTFP a recours à d’autres organismes pour le traitement de certaines opérations ou la diffusion d’un certain nombre de renseignements, ce qui influe sur ses états financiers :

Des renseignements supplémentaires peuvent être obtenus dans les états financiers en consultant la note 7 – Opérations entre apparentés.

1.4 Changements importants au cours de l’exercice 2011-2012

Aucun changement ministériel important ayant influé sur les états financiers ne s’est produit pendant l’exercice. En 2011, des modifications ont été apportées à la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor – États financiers des ministères et organismes pour améliorer la divulgation de l'information financière des ministères et organismes gouvernementaux. Les modifications entrent en vigueur pour les exercices financiers se terminant le 31 mars 2012 et les exercices ultérieurs. Les changements principaux aux états financiers de la CRTFP sont décrits ci-dessous.

La dette nette (représentant les passifs moins les actifs financiers) est maintenant présentée dans l'état de la situation financière. Pour accompagner ce changement, la CRTFP présente maintenant un état de la variation de la dette nette et ne présente plus un état de l'avoir.

Les revenus et les comptes débiteurs connexes sont maintenant présentés avec déduction faite des montants de revenus non disponibles à dépenser à nouveau dans l'état des résultats et de la situation financière nette et dans l'état de la situation financière.

Le financement du gouvernement, ainsi que le crédit lié aux services fournis gratuitement par d'autres ministères, sont maintenant constatés dans l'état des résultats et de la situation financière nette sous le « coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement ». Par le passé, la CRTFP constatait ces transactions directement dans l'état de l'avoir du Canada.

Par ailleurs, la note complémentaire 9 - Modification comptable a été ajoutée.

2. Environnement de contrôle à la CTRFP relatif au CIRF

La CRTFP reconnaît l’importance du leadership de la haute direction pour s’assurer que les membres du personnel de tous les niveaux comprennent le rôle qu’ils ont à jouer dans le maintien de l’efficacité des systèmes de CIRF et sont équipés adéquatement pour exercer efficacement leurs responsabilités. L’objectif de la CRTFP est d’améliorer continuellement son environnement de contrôle interne afin de garantir une gestion adéquate des risques en utilisant une approche adaptée et axée sur les risques permettant de continuer à apporter des améliorations et à innover.

2.1 Postes, rôles et responsabilités clés

Les postes et les comités clés qui sont chargés de maintenir et d’examiner l’efficacité du système de CIRF au sein de la CRTFP sont présentés ci-après.

Président - À titre d’administrateur des comptes, le président de la CRTFP assume globalement la responsabilité et la direction des mesures prises afin de maintenir l’efficacité du système de contrôle interne. Ce poste fait l’objet d’une nomination par le gouverneur en conseil. À ce titre, le président dirige le Comité de gestion.

Directeur général et Dirigeant principal des finances (DPF) – Le directeur général et DPF est le fonctionnaire d’échelon le plus élevé et il assume la responsabilité et la direction de l’ensemble des activités opérationnelles.

Adjoints aux dirigeants principaux des finances (ADPF) - L’ADPF relève directement au DPF et fait preuve de leadership afin de soutenir la coordination, la cohérence et la concentration sur la conception, la mise en œuvre, l’évaluation et le maintien d’un système de CIRF efficace et intégré.

Comité exécutif (CE) - En tant qu’organisme décisionnaire central, le CE examine, approuve et surveille le profil des risques organisationnels et le système de contrôle interne, y compris l’évaluation et les plans d’action relatifs au système de CIRF. Le CE est composé du Président, des Vice-présidents, du Directeur général, l’avocat général et des directeurs de la CRTFP, qui sont chargés du maintien de l’efficacité du CIRF relatif à leurs opérations.

2.2 Évaluation des risques en matière de rapports financiers

Les principaux éléments susceptibles d’accroître le risque d’erreur lors de l’établissement de rapports financiers et qui requièrent, par conséquent, des contrôles renforcés sont présentés ci-après :

État des résultats et de la situation financière nette ministérielle : Les salaires constituent les charges les plus importantes pour la CRTFP, puisqu’ils représentent environ 60 % des charges du Ministère. Par conséquent, les principaux contrôles en matière de rapports financiers inclus dans l’état des résultats et de la situation financière nette ministérielle sont les contrôles relatifs à l’administration de la paie.

Les éléments suivants diminuent les risques de contrôle en matière de rapports financiers de la CRTFP :

Les éléments suivants augmentent les risques de contrôle en matière de rapports financiers de la CRTFP :

2.3 Mesures clés prises par la CRTFP

L’environnement de contrôle de la CRTFP comprend une série de mesures qui permettent aux membres de son personnel de gérer les risques en les sensibilisant, en mettant à leur disposition les connaissances et les outils appropriés et en perfectionnant leurs compétences.

Voici quelques mesures clés prises au niveau de la CRTFP :

3. Évaluation du système de CIRF de la CRTFP

3.1 Objectif et portée de l’évaluation

L’autoévaluation est un examen systématique réalisé par la direction pour fournir de l’assurance en ce qui a trait au système de contrôle interne en matière de rapports financiers. Le DPF, appuyé par l’équipe de la haute direction, dirige et administre l’évaluation annuelle.

L’évaluation vise à s’assurer que les CIRF permettent d’éviter efficacement les inexactitudes ou les erreurs importantes dans les états financiers de la CRTFP. Dans ce contexte, une erreur est jugée importante si une omission ou une inexactitude peut avoir des conséquences sur les décisions que prendront les utilisateurs des états financiers.

Afin de déterminer la portée de la tâche, un exercice d’établissement de la portée et de planification doit être entrepris pour déterminer les contrôles de processus opérationnels, les contrôles au niveau de l’entité et les contrôles informatiques généraux liés aux principaux risques auxquels sont exposés les rapports financiers. Facteurs de risque à la fois quantitatifs et qualitatifs doivent être pris en compte lors de la détermination de la portée et de la planification. Il s'agit notamment, mais sans s'y limiter: la matérialité, les opérations nécessitant beaucoup de jugement ou estimations (par exemple, dispositions), la complexité des opérations, la sensibilité à la fraude, et les résultats des vérifications précédentes.

Les processus opérationnels sont définis comme les processus particuliers qui appuient le traitement des opérations financières. La CRTFP a récemment (mai 2012) adopté une version améliorée de son Système ministériel de gestion financière (SMGF) qui aura un impact significatif sur ses processus opérationnels. La CRTFP a limitée la portée de son évaluation en 2011-2012 et en 2012-13, fera la transition vers les nouvelles fonctionnalités et mesurera les impacts et évaluera l’efficacité de ces contrôles. Les deux processus opérationnels suivants ont été identifiés pour évaluation préliminaire basé sur les risques et sur les projets publiés de l'initiative des processus opérationnels communs en gestion financière (POGF): Administration de la paie et gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement.

Les contrôles au niveau de l’entité sont définis comme les contrôles globaux de l’organisme qui donnent le ton à partir du haut. Nous avons déterminé les domaines de contrôle au niveau de l’entité suivants : gouvernance et reddition de comptes, gestion des risques, et de contrôle.

Les contrôles informatiques généraux, aussi connus sous le nom de contrôles généraux des technologies de l’information ou CGTI, sont définis comme les contrôles liés aux systèmes de gestion financière et de production de rapports et à l’infrastructure des technologies de l’information (TI) utilisée au sein de l’organisme. La CRTFP est chargée d’évaluer l’efficacité des principaux contrôles généraux de TI pour les systèmes qu’elle administre entièrement. Lorsque la CRTFP fait l’acquisition de services liés aux systèmes auprès d’autres ministères gouvernementaux (c.-à-d. Système régional de paye (SRP) et Système normalisé des paiements (SNP)), l’autoévaluation se limite aux éléments des systèmes régis par la CRTFP.

La CRTFP s’est servi de ces secteurs de contrôle comme fondement pour dresser son plan triennal d’autoévaluation. À chaque année, nous examinerons ce plan et le mettrons à jour afin d’y intégrer les modifications survenues en matière de risque et les résultats observés.

3.2 Éléments et méthode d’évaluation

Que ce soit dans le but d’appuyer sa vérification des états financiers en fin d’exercice ou en vertu de la Politique sur le contrôle interne, le CIRF de la CRTFP doit fournir une assurance en ce qui a trait aux éléments suivants :

Cette assurance sera obtenue par le biais de l’évaluation de l’efficacité de la conception et de l’efficacité opérationnelle du système de CIRF, par la création d’un plan d’action de la gestion visant à combler les écarts importants en matière d’efficacité de la conception et d’efficacité opérationnelle, ainsi que par une surveillance et une amélioration continues de l’ensemble des éléments clés du système.

L’efficacité de la conception signifie que les principaux points de contrôle existent, qu’ils sont connus, documentés et adaptés aux risques (c.-à-d. les contrôles sont délimités en fonction des risques qu’ils visent à atténuer). L’évaluation englobe la cartographie des principaux processus opérationnels et systèmes de TI, la détermination des principaux risques et des contrôles internes mis en œuvre pour atténuer ces risques, ainsi qu’une présentation du processus ou des systèmes qui confirme leur existence.

L’efficacité opérationnelle signifie que l’application des principaux contrôles est mise à l’épreuve pendant une période définie, normalement au cours de l’exercice financier, et que ces contrôles fonctionnent comme prévu. Les activités d’évaluation englobent la réalisation d’un test sur un échantillon d’opérations en vue de déterminer si les procédures documentées et les mesures de contrôle internes sont respectées et appliquées de façon uniforme.

Plan d’action de la gestion – Un rapport interne sera publié. Il portera sur les défaillances relevées pendant la mise à l’épreuve de l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle. Le propriétaire du processus dressera un plan d’action de la gestion qui sera intégré au rapport, afin de corriger rapidement les défaillances.

Surveillance et amélioration continues – Une fois les correctifs apportés, on évaluera de nouveau l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle des principaux contrôles afin de s’assurer que les mesures prises permettent de combler les écarts. Par la suite, on réalisera des activités de suivi annuelles afin de s’assurer que la conception des contrôles permet toujours de traiter les risques et de favoriser l’efficacité opérationnelle.

4. Résultats de l’évaluation et le plan d’action

Nous avons élaboré un plan de projet afin de s’assurer de disposer de suffisamment de ressources et de fixer des échéances réalistes pour l’évaluation préliminaire de l’efficacité de la conception et de l’efficacité opérationnelle des principaux processus opérationnels, des contrôles au niveau de l’entité et des contrôles généraux des technologies de l’information, ainsi que pour permettre la mise en œuvre et la mise à l’épreuve des mesures correctives. Nous avons prévu des méthodes de rapport internes et externes pour procéder au suivi de l’évolution et déterminer si l’aide de la haute direction est nécessaire.

Les efforts d’évaluation de la CRTFP pendant l’exercice financier se terminant le 31 mars 2012, se sont concentrés sur les secteurs suivants :

  2011-2012 2012-2013 2013-2014
Processus opérationnels
Paye
Évaluer la conception I C  
Combler les écarts de la conception   P  
Évaluer les opérations     P
Combler les écarts opérationnels     P
Approvisionnement et paiements
Évaluer la conception I C  
Combler les écarts de la conception   P  
Évaluer les opérations     P
Combler les écarts opérationnels     P
Contrôles au niveau de l’entité
Gouvernance et reddition de comptes
Évaluation et correction   P  
Gestion des risques
Évaluation et correction   P P
Contrôle
Évaluation et correction     P
Mécanismes de contrôle généraux des technologies de l’information
Évaluer la conception I C  
Combler les écarts de la conception   P P
Évaluer les opérations     P
Combler les écarts opérationnels     P
P=Prévu; I=Initié; C=Continu; T=Terminé

En menant ses activités d’évaluation et en tenant compte du niveau d’exposition au risque et des ressources requises pour apporter des correctifs, la CRTFP a déterminé les mesures à prendre et a fixé les dates d’échéance comme suit :

Contrôles liés aux processus opérationnels :

Contrôles au niveau de l’entité :

Mécanismes de contrôle généraux des technologies de l’information :

Outre les différentes actions à prendre susmentionnées, la CRTFP continuera au cours de l’exercice 2012-2013 le suivi permanent de son système de CIRF. Il communiquera chaque année les résultats de cette activité dans la présente annexe. La haute direction de la CRTFP s’engage à maintenir et améliorer de manière continue un système efficace de CIRF au sein de l’organisation, afin de garantir que les contrôles clés répondent aux attentes de la direction et des parties intéressées, et atténuent correctement les risques connexes.