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Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

Évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers (non vérifiée)

Au titre de l’exercice clos au 31 mars 2013

1. Introduction

Le présent document est une annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP) qui précède les états financiers de l’exercice 2012-2013. Comme l’exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, cette annexe présente des informations concernant les mesures prises par la CRTFP en vue de maintenir un système efficace de contrôles internes en matière de rapports financiers (CIRF). Elle présente notamment de l’information sommaire relative aux évaluations réalisées par la CRTFP au 31 mars 2013, concernant notamment les progrès réalisés, les résultats et les plans d’action connexes, ainsi que les données financières permettant de mieux comprendre l’environnement de contrôle de la CRTFP.

Il convient de noter que le système de CIRF n’a pas pour objectif d’éliminer tous les risques possibles, mais plutôt de réduire les risques à un niveau acceptable par le biais de contrôles proportionnels aux risques à atténuer. Le maintien d’un système efficace de CIRF est un processus continu élaboré en vue d’identifier et de hiérarchiser les risques et les contrôles permettant de les atténuer, ainsi que de surveiller la manière dont il contribue à une amélioration continue.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme

La CRTFP est un tribunal indépendant quasi judiciaire chargé par la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP) d’administrer les régimes de négociation collective et d’arbitrage des griefs dans la fonction publique fédérale. Elle est aussi chargée par la Loi sur les relations de travail au Parlement (LRTP) de jouer le même rôle à l’endroit des institutions du Parlement.

La CRTFP a un résultat stratégique : le règlement impartial des questions liées aux relations de travail dans la fonction publique fédérale et au Parlement, et une activité de programme: Arbitrage, médiation et analyse et recherche en matière de rémunération. Nous contribuons ainsi à la mise en place d’un milieu de travail productif et efficace qui assure la prestation fluide de programmes et services qui bénéficient à la population canadienne.

Des renseignements détaillés concernant les pouvoirs, le mandat et les activités de programme de la CRTFP sont disponibles dans le Rapport ministériel sur le rendement et dans la section I du Rapport sur les plans et les priorités.

1.2 Principales données financières

Les principales données financières contenues dans les états financiers de l’exercice 2012-2013 sont les suivantes :

D’autres renseignements financiers relatifs à l’exercice 2012-2013 du ministère figurent à la Section III, intitulée « Renseignements supplémentaires », du Rapport ministériel sur le rendement ainsi que dans les Comptes publics du Canada.

1.3 Ententes de services afférentes aux états financiers

La CRTFP a recours à d’autres organismes pour le traitement de certaines opérations ou la diffusion d’un certain nombre de renseignements, ce qui influe sur ses états financiers :

Des renseignements supplémentaires peuvent être obtenus dans les états financiers en consultant la note 8 – Opérations entre apparentés.

1.4 Changements importants au cours de l’exercice 2012-2013

Les états financiers de la CRTFP ont été préparés par la direction conformément aux conventions comptables du gouvernement, qui sont fondées sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Depuis le 1er avril 2012, et en vertu de l'article 29.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les ministères peuvent fournir des services de soutien internes à un ou plusieurs autres ministères et en recevoir de ceux-ci. Auparavant, le coût des services fournis était recouvré auprès d'autres ministères et appliqué en réduction des dépenses connexes. Par conséquent, une ligne distincte, démontrant les revenus de la CRTFP a été ajoutée à son État des résultats et de la situation financière nette ministérielle et les chiffres de l'exercice précédent ont été reclassés afin de les rendre conformes à la présentation adoptée pour l'exercice en cours.

Aucun autre changement ministériel important ayant influé sur les états financiers ne s’est produit pendant l’exercice.

2. Environnement de contrôle à la CTRFP relatif au CIRF

La CRTFP reconnaît l’importance du leadership de la haute direction pour s’assurer que les membres du personnel de tous les niveaux comprennent le rôle qu’ils ont à jouer dans le maintien de l’efficacité des systèmes de CIRF et sont équipés adéquatement pour exercer efficacement leurs responsabilités. L’objectif de la CRTFP est d’améliorer continuellement son environnement de contrôle interne afin de garantir une gestion adéquate des risques en utilisant une approche adaptée et axée sur les risques permettant de continuer à apporter des améliorations et à innover.

2.1 Postes, rôles et responsabilités clés

Les postes et les comités clés qui sont chargés de maintenir et d’examiner l’efficacité du système de CIRF au sein de la CRTFP sont présentés ci-après.

Président - À titre d’administrateur des comptes, le président de la CRTFP assume globalement la responsabilité et la direction des mesures prises afin de maintenir l’efficacité du système de contrôle interne. Ce poste fait l’objet d’une nomination par le gouverneur en conseil. À ce titre, le président dirige le Comité de gestion.

Directeur général et Dirigeant principal des finances (DPF) – Le directeur général et DPF est le fonctionnaire d’échelon le plus élevé et il assume la responsabilité et la direction de l’ensemble des activités opérationnelles.

Adjoints aux dirigeants principaux des finances (ADPF) – L’ADPF relève directement au DPF et fait preuve de leadership afin de soutenir la coordination, la cohérence et la concentration sur la conception, la mise en œuvre, l’évaluation et le maintien d’un système de CIRF efficace et intégré.

Comité exécutif (CE) - Sous la conduite générale du président de la Commission, le CE est responsable de la gestion efficace, efficiente, intégrée et cohérente des ressources de la Commission et examine, recommande et surveille le profil des risques organisationnels et le système de contrôle interne, y compris l’évaluation et les plans d’action relatifs au système de CIRF. Le CE est composé du Président, des Vice-présidents, du Directeur général, l’avocat général et des directeurs de la CRTFP, qui sont chargés du maintien de l’efficacité du CIRF relatif à leurs opérations.

2.2 Évaluation des risques en matière de rapports financiers

Les principaux éléments susceptibles d’accroître le risque d’erreur lors de l’établissement de rapports financiers et qui requièrent, par conséquent, des contrôles renforcés sont présentés ci-après :

État des résultats et de la situation financière nette ministérielle : Les salaires constituent les charges les plus importantes pour la CRTFP, puisqu’ils représentent environ 63 % des charges du Ministère. Par conséquent, les principaux contrôles en matière de rapports financiers inclus dans l’état des résultats et de la situation financière nette ministérielle sont les contrôles relatifs à l’administration de la paie.

Les éléments suivants diminuent les risques de contrôle en matière de rapports financiers de la CRTFP :

Les éléments suivants augmentent les risques de contrôle en matière de rapports financiers de la CRTFP :

2.3 Mesures clés prises par la CRTFP

L’environnement de contrôle de la CRTFP comprend une série de mesures qui permettent aux membres de son personnel de gérer les risques en les sensibilisant, en mettant à leur disposition les connaissances et les outils appropriés et en perfectionnant leurs compétences.

Voici quelques mesures clés prises au niveau de la CRTFP:

3. Évaluation du système de CIRF de la CRTFP

3.1 Objectif et portée de l’évaluation

L’autoévaluation est un examen systématique réalisé par la direction pour fournir de l’assurance en ce qui a trait au système de contrôle interne en matière de rapports financiers. Le DPF, appuyé par l’équipe de la haute direction, dirige et administre l’évaluation annuelle.

L’évaluation vise à s’assurer que les CIRF permettent d’éviter efficacement les inexactitudes ou les erreurs importantes dans les états financiers de la CRTFP. Dans ce contexte, une erreur est jugée importante si une omission ou une inexactitude peut avoir des conséquences sur les décisions que prendront les utilisateurs des états financiers.

Afin de déterminer la portée de la tâche, un exercice d’établissement de la portée et de planification doit être entrepris pour déterminer les contrôles de processus opérationnels, les contrôles au niveau de l’entité et les contrôles informatiques généraux liés aux principaux risques auxquels sont exposés les rapports financiers. Facteurs de risque à la fois quantitatifs et qualitatifs doivent être pris en compte lors de la détermination de la portée et de la planification. Il s'agit notamment, mais sans s'y limiter: la matérialité, les opérations nécessitant beaucoup de jugement ou estimations (par exemple, dispositions), la complexité des opérations, la sensibilité à la fraude, et les résultats des vérifications précédentes.

Que ce soit dans le but d’appuyer sa vérification des états financiers en fin d’exercice ou en vertu de la Politique sur le contrôle interne, le CIRF de la CRTFP doit fournir une assurance en ce qui a trait aux éléments suivants :

Cette assurance sera obtenue par le biais de l’évaluation de l’efficacité de la conception et de l’efficacité opérationnelle du système de CIRF, par la création d’un plan d’action de la gestion visant à combler les écarts importants en matière d’efficacité de la conception et d’efficacité opérationnelle, ainsi que par une surveillance et une amélioration continues de l’ensemble des éléments clés du système.

3.2 Éléments et méthode d’évaluation

Au cours de l'exercice 2012-2013, la CRTFP a revu son plan de projet afin d'élargir les éléments à évaluer. La préparation de la documentation des contrôles internes et l'évaluation des contrôles internes clés consistait à mener des entrevues, examiner la preuve et valider les processus d’affaires de la CRTFP avec divers intervenants. Les descriptions narratives et des organigrammes ont été préparés sur la base des informations recueillies. Une matrice d'évaluation de contrôles a été préparée et comparée avec les exigences des politiques et directives du SCT ainsi qu’avec les lignes directrices émanant de l’initiative des processus opérationnels communs en gestion financière (PO-GF). Enfin, certains tests d'efficacité de la conception ont été réalisés afin de déterminer si les contrôles sont bien conçus pour atteindre les objectifs de contrôle et si elles fonctionnent tel que défini dans les descriptions narratives.

4. Résultats de l’évaluation et le plan d’action

Au cours de l'exercice 2012-2013, la CRTFP a entamé son plan d'action visant la conformité avec la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor.

Le tableau suivant indique l'état d'avancement de la CRTFP à ce chapitre.

  2012-2013 2013-2014 2014-2015
Contrôles au niveau de l’entité
Gouvernance et reddition de comptes; Valeurs de la fonction publique; Politiques et programmes; Personnes; Services axés sur les citoyens; Gestion des risques; Gérance; Responsabilisation; Apprentissage, innovation et gestion du changement; Résultats et rendement
Évaluation et correction I C  
Processus opérationnels
Paye
Évaluer la conception et les opérations C C  
Combler les écarts   P  
Approvisionnement et paiements
Évaluer la conception et les opérations C C  
Combler les écarts   P  
Gestion du matériel
Évaluer la conception et les opérations I C  
Combler les écarts   P  
Gestion des voyages
Évaluer la conception et les opérations I C  
Combler les écarts   P  
Gestion des frais d’accueil
Évaluer la conception et les opérations I C  
Combler les écarts   P  
Gestion des cartes d’achats
Évaluer la conception et les opérations I C  
Combler les écarts   P  
Clôture financière
Évaluer la conception et les opérations I C  
Combler les écarts   P  
Avances comptables
Évaluer la conception et les opérations I C  
Combler les écarts   P  
Règlements interministériels
Évaluer la conception et les opérations I C  
Combler les écarts   P  
Mécanismes de contrôle généraux des technologies de l’information
Évaluer la conception et les opérations I C  
Combler les écarts   P P
P=Prévu; I=Initié; C=Continu; T=Terminé

Outre les différentes actions à prendre susmentionnées, la CRTFP continuera au cours de l’exercice 2013-2014 le suivi permanent de son système de CIRF. Il communiquera chaque année les résultats de cette activité dans la présente annexe. La haute direction de la CRTFP s’engage à maintenir et améliorer de manière continue un système efficace de CIRF au sein de l’organisation, afin de garantir que les contrôles clés répondent aux attentes de la direction et des parties intéressées, et atténuent correctement les risques connexes.