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Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

Évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers (non vérifiée)

Au titre de l'exercice clos au 31 mars 2014

1. Introduction

Le présent document est une annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (Commission) qui précède les états financiers de l'exercice 2013-2014.  Comme l'exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, cette annexe présente des informations concernant les mesures prises par la Commission en vue de maintenir un système efficace de contrôles internes en matière de rapports financiers (CIRF). Elle présente notamment de l'information sommaire relative aux évaluations réalisées par la Commission au 31 mars 2014, concernant notamment les progrès réalisés, les résultats et les plans d'action connexes, ainsi que les données financières permettant de mieux comprendre l'environnement de contrôle de la Commission.

Il convient de noter que le système de CIRF n'a pas pour objectif d'éliminer tous les risques possibles, mais plutôt de réduire les risques à un niveau acceptable par le biais de contrôles proportionnels aux risques à atténuer. Le maintien d'un système efficace de CIRF est un processus continu élaboré en vue d'identifier et de hiérarchiser les risques et les contrôles permettant de les atténuer, ainsi que de surveiller la manière dont il contribue à une amélioration continue.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme

La Commission est un tribunal indépendant quasi judiciaire chargé par la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP) d'administrer les régimes de négociation collective et d'arbitrage des griefs dans la fonction publique fédérale. Elle est aussi chargée par la Loi sur les relations de travail au Parlement (LRTP) de jouer le même rôle à l'endroit des institutions du Parlement.

La Commission a un résultat stratégique : le règlement impartial des questions liées aux relations de travail dans la fonction publique fédérale et au Parlement, et une activité de programme: Arbitrage, médiation et analyse et recherche en matière de rémunération.  Nous contribuons ainsi à la mise en place d'un milieu de travail productif et efficace qui assure la prestation fluide de programmes et services qui bénéficient à la population canadienne.

Des renseignements détaillés concernant les pouvoirs, le mandat et les activités de programme de la Commission sont disponibles dans le Rapport ministériel sur le rendement et dans la section I du Rapport sur les plans et les priorités.

1.2 Principales données financières

Les principales données financières contenues dans les états financiers de l'exercice 2013-2014 sont les suivantes :

D'autres renseignements financiers relatifs à l'exercice 2013-2014 du ministère figurent à la Section III, intitulée « Renseignements supplémentaires », du Rapport ministériel sur le rendement ainsi que dans les Comptes publics du Canada.

1.3 Ententes de services afférentes aux états financiers

La Commission a recours à d'autres organismes pour le traitement de certaines opérations ou la diffusion d'un certain nombre de renseignements, ce qui influe sur ses états financiers :

Des renseignements supplémentaires peuvent être obtenus dans les états financiers en consultant la note 8 – Opérations entre apparentés.

1.4 Changements importants au cours de l'exercice 2013-2014

Les états financiers de la Commission ont été préparés par la direction conformément aux conventions comptables du gouvernement, qui sont fondées sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Aucun autre changement ministériel important ayant influé sur les états financiers ne s'est produit pendant l'exercice.

2. Environnement de contrôle à la Commission relatif au CIRF

La Commission reconnaît l'importance du leadership de la haute direction pour s'assurer que les membres du personnel de tous les niveaux comprennent le rôle qu'ils ont à jouer dans le maintien de l'efficacité des systèmes de CIRF et sont équipés adéquatement pour exercer efficacement leurs responsabilités. L'objectif de la Commission est d'améliorer continuellement son environnement de contrôle interne afin de garantir une gestion adéquate des risques en utilisant une approche adaptée et axée sur les risques permettant de continuer à apporter des améliorations et à innover.

2.1 Postes, rôles et responsabilités clés

Les postes et les comités clés qui sont chargés de maintenir et d'examiner l'efficacité du système de CIRF au sein de la Commission sont présentés ci-après.

Président - À titre d'administrateur des comptes, le président de la Commission assume globalement la responsabilité et la direction des mesures prises afin de maintenir l'efficacité du système de contrôle interne. Ce poste fait l'objet d'une nomination par le gouverneur en conseil.  À ce titre, le président dirige le Comité de gestion.

Directeur général et Dirigeant principal des finances (DPF) – Le directeur général et DPF est le fonctionnaire d'échelon le plus élevé et il assume la responsabilité et la direction de l'ensemble des activités opérationnelles.

Adjoints aux dirigeants principaux des finances (ADPF) – L'ADPF, grâce à une entente de services partagés avec la Conseil canadien des relations industrielles (CCRI), relève directement au DPF et fait preuve de leadership afin de soutenir la coordination, la cohérence et la concentration sur la conception, la mise en œuvre, l'évaluation et le maintien d'un système de CIRF efficace et intégré.

Comité exécutif (CE) - Sous la conduite générale du président de la Commission, le CE est responsable de la gestion efficace, efficiente, intégrée et cohérente des ressources de la Commission et examine, recommande et surveille le profil des risques organisationnels et le système de contrôle interne, y compris l'évaluation et les plans d'action relatifs au système de CIRF. Le CE est composé du Président, des Vice-présidents, du Directeur général, l'avocat général et des directeurs de la Commission, qui sont chargés du maintien de l'efficacité du CIRF relatif à leurs opérations.

2.2 Évaluation des risques en matière de rapports financiers

Les principaux éléments susceptibles d'accroître le risque d'erreur lors de l'établissement de rapports financiers et qui requièrent, par conséquent, des contrôles renforcés sont présentés ci-après :

État des résultats et de la situation financière nette ministérielle : Les salaires constituent les charges les plus importantes pour la Commission, puisqu'ils représentent environ 64 % des charges du Ministère. Par conséquent, les principaux contrôles en matière de rapports financiers inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle  sont les contrôles relatifs à l'administration de la paie.

Les éléments suivants diminuent les risques de contrôle en matière de rapports financiers de la Commission:

Les éléments suivants augmentent les risques de contrôle en matière de rapports financiers de la Commission:

2.3 Mesures clés prises par la Commission

L'environnement de contrôle de la Commission comprend une série de mesures qui permettent aux membres de son personnel de gérer les risques en les sensibilisant, en mettant à leur disposition les connaissances et les outils appropriés et en perfectionnant leurs compétences.

Voici quelques mesures clés prises au niveau de la Commission:

3. Évaluation du système de CIRF de la Commission

3.1 Objectif et portée de l'évaluation

L'autoévaluation est un examen systématique réalisé par la direction pour fournir de l'assurance en ce qui a trait au système de contrôle interne en matière de rapports financiers. Le DPF, appuyé par l'équipe de la haute direction, dirige et administre l'évaluation annuelle.

L'évaluation vise à s'assurer que les CIRF permettent d'éviter efficacement les inexactitudes ou les erreurs importantes dans les états financiers de la Commission. Dans ce contexte, une erreur est jugée importante si une omission ou une inexactitude peut avoir des conséquences sur les décisions que prendront les utilisateurs des états financiers.

Afin de déterminer la portée de la tâche, un exercice d'établissement de la portée et de planification doit être entrepris pour déterminer les contrôles de processus opérationnels, les contrôles au niveau de l'entité et les contrôles informatiques généraux liés aux principaux risques auxquels sont exposés les rapports financiers.  Facteurs de risque à la fois quantitatifs et qualitatifs doivent être pris en compte lors de la détermination de la portée et de la planification. Il s'agit notamment, mais sans s'y limiter: la matérialité, les opérations nécessitant beaucoup de jugement ou estimations (par exemple, dispositions), la complexité des opérations, la sensibilité à la fraude, et les résultats des vérifications précédentes.

Que ce soit dans le but d'appuyer sa vérification des états financiers en fin d'exercice ou en vertu de la Politique sur le contrôle interne, le CIRF de la Commission doit fournir une assurance en ce qui a trait aux éléments suivants :

Cette assurance sera obtenue par le biais de l'évaluation de l'efficacité de la conception et de l'efficacité opérationnelle du système de CIRF, par la création d'un plan d'action de la gestion visant à combler les écarts importants en matière d'efficacité de la conception et d'efficacité opérationnelle, ainsi que par une surveillance et une amélioration continues de l'ensemble des éléments clés du système.

3.2 Éléments et méthode d'évaluation

La Commission a pris des mesures pour évaluer son système de CIRF, en documentant et en examinant les processus et les contrôles financiers importants en place. Les processus financiers suivants ont été documentés et examinés :

Pour préparer la documentation des contrôles internes, des entrevues ont été menées et une revue a été faite des processus financiers de la Commission avec différents intervenants. Des descriptions narratives et des diagrammes de chacun des processus ont été préparés et comparés aux exigences des politiques et des directives du SCT ainsi qu'avec les lignes directrices des processus opérationnels communs en gestion financière du SCT. Pour documenter chaque contrôle, les activités suivantes ont été réalisées :

Une transaction pour chaque processus opérationnel a été vérifiée ou examinée pour :

4. Résultats de l'évaluation et le plan d'action

Pendant l'examen, il a été constaté que la plupart des contrôles financiers clés étaient en place. Cependant, des possibilités d'amélioration ont été identifiées. Les recommandations ont tenu compte de la taille et des ressources disponibles à la Commission. L'objectif est de renforcer l'efficacité des contrôles tout en veillant à ce qu'il soit possible de mettre en œuvre les solutions proposées. Les processus financiers de la Commission sont intégrés aux systèmes financiers communs du gouvernement du Canada; les contrôles financiers et les directives sont harmonisés avec Loi sur la gestion des finances publiques ainsi que les politiques et les directives du SCT; à l'exception des politiques et des directives relatives à la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.

Le tableau suivant indique l'état d'avancement de la Commission à ce chapitre.

  2013-2014 2014-2015 2015-2016
Contrôles au niveau de l'entité
Gouvernance et reddition de comptes; Valeurs de la fonction publique; Politiques et programmes; Personnes; Services axés sur les citoyens; Gestion des risques; Gérance; Responsabilisation; Apprentissage, innovation et gestion du changement; Résultats et rendement
Évaluation et correction T    
Processus opérationnels
Paye
Évaluer la conception et les opérations T    
Combler les écarts   C  
Approvisionnement et paiements
Évaluer la conception et les opérations T    
Combler les écarts   C  
Gestion du matériel
Évaluer la conception et les opérations T    
Combler les écarts   C  
Gestion des voyages
Évaluer la conception et les opérations T    
Combler les écarts   C  
Gestion des frais d'accueil
Évaluer la conception et les opérations T    
Combler les écarts   C  
Gestion des cartes d'achats
Évaluer la conception et les opérations T    
Combler les écarts   C  
Clôture financière
Évaluer la conception et les opérations T    
Combler les écarts   C  
Avances comptables
Évaluer la conception et les opérations T    
Combler les écarts   C  
Règlements interministériels
Évaluer la conception et les opérations T    
Combler les écarts   C  
Mécanismes de contrôle généraux des technologies de l'information
Évaluer la conception et les opérations C    
Combler les écarts   I  
P=Prévu; I=Initié; C=Continu; T=Terminé

Le 12 décembre 2013, la Loi no 2 sur le plan d'action économique de 2013 a reçu la sanction royale. Cette Loi renferme des dispositions prévoyant la fusion de la Commission et du Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP) en un seul organisme qui s'appellera la Commission des relations de travail et de l'emploi dans la fonction publique (CRTEFP).

Dans la Loi no 1 sur le plan d'action économique du Canada de 2014, le gouvernement a annoncé son intention de créer le Service canadien d'appui aux tribunaux administratifs (SCDATA). Cette nouvelle organisation qui regroupe les opérations de plusieurs tribunaux administratifs fournira des services de soutien à la CRTEFP. La CRTEFP conservera ses pouvoirs judiciaires et transférera toutes les ressources humaines et financières au SCDATA. La Loi no 1 sur le plan d'action économique de 2014 a reçu la sanction royale le 19 juin 2014.

Suite aux fusions, le SCDATA sera désormais responsable du contrôle interne de l'information financière.