Conformément à l'objectif de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral (LRTSPF) de moderniser les relations de travail, d'éliminer les éléments d'inefficacité et de mettre davantage l'accent sur la collaboration patronale-syndicale, la LRTSPF prévoit expressément l'utilisation de conférences préparatoires.

Conformément à l'article 20b) de la Loi sur la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral (LCRTESPF),  la CRTESPF peut ordonner des procédures préparatoires, notamment la tenue de conférences préparatoires, dans toute affaire dont elle est saisie. Elle prévoit également que ces procédures aient lieu à huis clos, contrairement aux audiences qui sont habituellement ouvertes au public.

Conformément au paragraphe 223(3) de la LRTSPF, le président de la CRTESPF peut ordonner aux parties de participer à une conférence préparatoire relativement à un grief qui a été renvoyé à l'arbitrage (contrairement à une affaire renvoyée à la CRTESPF) en vue de régler ou de simplifier les questions en litige.

Bien que la CRTESPF ou son président puissent ordonner la tenue d'une conférence préparatoire, la demande initiale émane souvent des parties.

L'objectif de ces conférences est simple : réduire le temps d'audience et le nombre de litiges, permettre aux parties de se concentrer sur les questions qui les divisent et finalement, peut-être, ouvrir la voie à la médiation et au règlement. Voici quelques exemples de questions pouvant faire l'objet de discussions lors des conférences préparatoires :

• nombre de jours d'audience requis;
• liste des témoins;
• titres de compétence d'un expert;
• compétence de la Commission ou des arbitres de grief;
• déroulement des procédures;
• besoin de renseignements;
• communication de documents;
• possibilités de règlement;
• précision des questions divisant les parties.

L'article 20c) de la LCRTESPF prévoit l'utilisation de tout moyen de communication pour la tenue des conférences préparatoires, et la CRTESPF est donc équipée de sorte à offrir aux clients des réunions par téléconférence. Ceci permet aux parties de participer à une conférence préparatoire sans devoir engager de frais de voyage supplémentaires.

Tous les commissaires peuvent présider une conférence préparatoire sans qu'il s'agisse de la formation de la Commission qui est saisie de l'affaire.

L'article 20b) de la LCRTESPF confère à la Commission le pouvoir de fixer la date, l'heure et le lieu de la conférence préparatoire.

Conformément à l'article 101 du Règlement sur les relations de travail dans le secteur public fédéral, la CRTESPF doit informer les parties et les intervenants de la tenue d'une conférence préparatoire, au moins trois jours à l'avance, sauf en cas d'urgence ne permettant pas de respecter le délai en raison de contraintes de temps.