Politique sur la transparence et la protection de la vie privée

Transparence judiciaire

La Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral (la « Commission ») est un tribunal quasi judiciaire indépendant qui gère les affaires dont elle est saisie en vertu de diverses lois liées au travail, dont la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral, la Loi sur les relations de travail au Parlement, la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et la Partie II du Code canadien du travail. En raison de son mandat, les décisions rendues par la Commission peuvent avoir un impact sur l’ensemble du secteur public fédéral et la population canadienne en général. Le présent document décrit la politique de la Commission à l’égard de la transparence de ses procédures et explique comment la Commission traite les questions de protection de la vie privée.

Le principe de transparence judiciaire occupe une place importante dans notre système de justice. Suivant ce principe, garanti par la Constitution, la Commission tient ses audiences en public, sauf dans des circonstances exceptionnelles. En raison de son mandat et de la nature des affaires qu’elle entend, la Commission pratique une politique d’ouverture qui favorise la transparence de ses procédures, la responsabilisation et l’équité dans la conduite de ses audiences.

Sur son site Web, de même que dans ses avis, formulaires, bulletins d’information et autres publications, la Commission informe les parties et la communauté des relations de travail que ses audiences et ses processus sont ouverts au public. Les parties qui ont recours aux services de la Commission doivent savoir qu’elles s’engagent dans un processus où il est entendu que le différend qui les oppose sera débattu en public et que leurs dossiers de cas et les décisions rendues par la Commission seront eux aussi publics.

Les parties et leurs témoins sont assujettis à l’examen du public lorsqu’ils témoignent devant la Commission. La publication de l’identité d’une partie ou d’un témoin a un impact positif sur la fiabilité des témoignages. Les décisions de la Commission comprennent le nom des parties et des témoins et toute information à leur sujet qui est pertinente et nécessaire pour décider du différend.

Parallèlement, la Commission reconnaît que, dans certains cas, la mention de renseignements personnels au cours d’une audience ou dans une décision écrite peut avoir des répercussions sur la vie de la personne concernée.

Des préoccupations liées à la protection de la vie privée surviennent le plus souvent lorsque des renseignements sur certains aspects de la vie d’une personne deviennent publics (par exemple l’adresse domiciliaire de la personne, son adresse électronique personnelle, son numéro de téléphone personnel, sa date de naissance, son numéro de compte bancaire, son NAS, son CIDP, son numéro de permis de conduire, ou encore des renseignements figurant sur sa carte de crédit ou son passeport). La Commission s’efforce de ne mentionner ce genre de renseignements que s’ils sont pertinents et nécessaires pour décider du différend.

Devant les progrès de la technologie et la possibilité d’afficher électroniquement des documents, y compris ses propres décisions, la Commission reconnaît que, dans certaines circonstances, il peut être approprié de limiter le concept de transparence en ce qui concerne les circonstances de personnes qui sont parties ou témoins à des affaires dont la Commission est saisie.

La politique de la Commission est conforme à la déclaration du Forum pour les présidents des tribunaux administratifs fédéraux (endossée par le Conseil des tribunaux administratifs canadiens) et aux principes du Protocole sur l’usage de renseignements personnels dans les jugements, lequel a été approuvé par le Conseil canadien de la magistrature.

Les responsabilités des parties

On recommande aux parties de caviarder les renseignements qui ne sont pas pertinents à leur affaire avant de les envoyer à la Commission et avant de les présenter en preuve à l’audience. Voici des exemples de renseignements à caviarder : un CIDP, de l’information au sujet d’une personne qui n’est pas une partie à l’affaire (les informations financières d’un individu ou d’une entreprise, l’information médicale d’un membre de la famille, etc.), de l’information médicale (numéro de la carte d’assurance-maladie, date de naissance, etc.), des renseignements de sécurité ou financiers (renseignements fiscaux, NAS, numéro de compte bancaire, salaire, etc.), l’adresse domiciliaire ou l’adresse électronique personnelle d’un individu.

Dans des circonstances exceptionnelles, la Commission déroge à son principe de transparence judiciaire pour accéder à des demandes visant la protection de la confidentialité de renseignements et d’éléments de preuve spécifiques, et adapter ses décisions au besoin pour protéger la vie privée d’une personne (notamment en tenant une audience à huis clos, en scellant des pièces présentées en preuve qui contiennent des renseignements médicaux ou personnels de nature délicate ou en protégeant l’identité de témoins ou de tierces parties et des renseignements les concernant).

Il incombe à la partie de demander une ordonnance de confidentialité si elle souhaite que le public n’ait pas accès à ces renseignements. La Commission peut accorder de telles demandes lorsqu’elles respectent les normes applicables reconnues dans la jurisprudence.

Accès aux dossiers de cas par une partie

La Commission donne aux parties accès à leurs dossiers de cas, avant et après une audience, conformément aux principes de justice naturelle.

La Commission donne accès aux parties à leurs dossiers de cas en format papier ou électronique, selon le volume des documents demandés. Sur préavis raisonnable, les dossiers de cas peuvent être consultés par les parties aux bureaux de la Commission. Toutefois, l’information protégée par le secret professionnel de l’avocat ou concernant la façon dont une question a été réglée ou le raisonnement en découlant, connu comme le privilège de délibération, ne peut pas être consultée.

La Commission vise à répondre à une demande dans les 30 jours suivant sa réception.

Accès aux dossiers de cas par le public

La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ne s’appliquent pas aux dossiers de cas de la Commission. Cependant, la Commission donne au public accès aux dossiers de cas, avant et après une audience, conformément au principe de transparence judiciaire.

La Commission donne accès aux dossiers de cas en format papier et électronique, selon le volume des documents demandés. Sur préavis raisonnable, ils peuvent être consultés par le public aux bureaux de la Commission. Bien que la correspondance entre les parties fasse partie des dossiers de cas, les identificateurs personnels échangés dans la correspondance, comme l’adresse domiciliaire d’une personne, son adresse électronique personnelle, son numéro de téléphone personnel, sa date de naissance, son numéro de compte bancaire, son CIDP, son NAS, son numéro de permis de conduire, ou encore les renseignements figurant sur sa carte de crédit ou son passeport ne seront pas fournis et ne peuvent pas être consultés.

De plus, l’information protégée par le secret professionnel de l’avocat ou le privilège de délibération ne sera pas fournie et ne peut pas être consultée. Certains dossiers portant sur des questions de sécurité nationale ne seront pas divulgués et ne peuvent pas être consultés par le public.

Les dossiers de cas comprennent également les observations écrites des parties, les recueils de jurisprudence et les pièces qui sont entièrement disponibles au public. Cependant, les pièces présentées à l’audience ne sont disponibles que lorsque la décision définitive a été rendue par la Commission ou que le dossier a été fermé. Sur préavis raisonnable, ces documents peuvent être consultés aux bureaux de la Commission. L’accès est accordé en format papier et électronique, selon le volume des documents demandés. Toutefois, les pièces dont la mise sous scellés a été ordonnée ne seront pas divulguées et ne seront pas disponibles aux fins de consultation.

La Commission vise à répondre à une demande dans les 30 jours suivant sa réception.

Accès aux décisions par le public

La Commission donne au public accès à ses décisions conformément au principe de transparence judiciaire.

Les décisions de la Commission sont disponibles en version électronique sur son site Web. Toutefois, afin d’établir un juste équilibre entre l’accès du public à ses décisions et les préoccupations relatives à la protection de la vie privée, il n’est pas possible d’avoir accès au texte intégral des décisions affichées sur le site Web au moyen d’un moteur de recherche Internet.

Disposition des dossiers de cas

La disposition des dossiers de cas est effectuée conformément aux lignes directrices du ou de la bibliothécaire et archiviste du Canada. Les pièces déposées en preuve sont généralement conservées pendant deux ans après que la décision définitive a été rendue.

Dernière mise à jour : le 6 avril 2021