Conseils et astuces pour les procédures par vidéoconférence de la CRTESPF (PDF)

Ces conseils et astuces vous aideront à vous préparer aux procédures de la CRTESPF tenues par vidéoconférence et à y participer. Ils sont divisés en quatre volets :

1. le volet « paramètres », énumère les exigences techniques et présente des suggestions pour optimiser votre participation;
2. le volet « étiquette », vous invite à suivre certaines étapes afin de vous assurer que l’audience se déroule bien pour tout le monde;
3. le volet « être efficace », propose des façons de vous préparer à une vidéoconférence et de travailler pendant que vous y participez;
4. le volet « raccourcis au clavier de Windows », énumère un certain nombre de raccourcis utiles pour la plateforme de vidéoconférence Zoom.

1. Paramètres

• Vous aurez besoin d’une caméra Web et de haut-parleurs opérationnels ainsi que d’une connexion Internet stable et privée.
• Idéalement, utilisez une connexion câblée à votre modem ou routeur plutôt que le Wi-Fi.
• Vous ne devriez pas utiliser un réseau public.
• Déterminer l’amplitude de la bande passante de votre connexion Internet. Si elle est faible, vérifiez si vous pouvez faire quelque chose pour l’améliorer. Si votre bande passante est limitée, la Commission recommande d’utiliser un téléphone pour vous connecter à la partie audio de la vidéoconférence.
• Positionnez la caméra au niveau de vos yeux ou légèrement au-dessus de ces derniers. Tentez de vous placer au milieu de l’écran et à une distance appropriée de la caméra. Préparez votre position et testez-la avant le début de la vidéoconférence.
• Lorsque vous parlez, tentez de regarder directement la caméra plutôt que l’écran.
• Si vous ne témoignez pas, vous pouvez utiliser un arrière-plan professionnel (l’image d’un bureau ou d’une salle de conférence). Les plateformes de vidéoconférence offrent normalement un choix d’arrière-plans par défaut.
• Installez-vous face à une fenêtre ou à une lumière pour que tout le monde puisse vous voir. Il est préférable que la lumière soit située derrière la caméra ou sur le côté (et non derrière vous).
• Le casque d’écoute muni d’un microphone est préférable puisque le son qu’il produit est habituellement plus clair que celui du microphone de l’ordinateur.

2. Étiquette

• Habillez-vous correctement, exactement comme vous le feriez pour une rencontre en personne.
• Faites preuve de professionnalisme. Soyez à l’heure, respectueux et considérez la vidéoconférence comme une procédure normale.
• Assurez-vous de vous connecter à la séance de vidéoconférence 15 minutes avant l’heure de début officielle.
• Tenez compte des fuseaux horaires et gérez-les en conséquence.
• Vous devriez mettre votre microphone en sourdine, sauf indication contraire de l’hôte ou si vous souhaitez intervenir.
• Assurez-vous que votre nom d’écran est exact et spécifiez votre rôle.
• Éteignez les notifications de votre ordinateur et des autres appareils électroniques à proximité.
• Dans la mesure du possible, vous devriez mettre en sourdine le son de votre clavier.
• Assurez-vous que la salle où vous êtes est bien éclairée et tranquille. Les portes devraient être fermées pour protéger les renseignements personnels.
• Évitez d’accomplir des tâches multiples! Vous vous rappellerez bien mieux tout ce qui a fait l’objet de discussions si vous évitez de répondre à des courriels et à des messages texte pendant la vidéoconférence et attendez de travailler à cette présentation PowerPoint après la fin de la réunion.
• Préparez au préalable tout document que vous voulez partager ou utiliser.
• Si vous souhaitez partager du contenu durant la vidéoconférence, assurez-vous que les fichiers ou liens sont prêts pour l’échange avant le début de la vidéoconférence.

3. Être efficace

• Réfléchissez à l’avance à la façon dont vous organiserez votre espace pour que vous puissiez avoir accès à l’écran vidéo et à vos documents, qu’ils soient en copie papier ou en version électronique. Le fait d’avoir un écran distinct, dans la mesure du possible, ou de le fractionner, peut être utile.
• Testez votre audio avant la procédure pour vous assurer qu’il n’y a pas d’écho ou d’interférence avec les autres appareils électroniques à proximité.
• Réfléchissez à la façon dont vous prendrez des notes.
• Lorsque vous réfléchissez à la disposition de vos appareils, soyez conscient que bien que Zoom Pro vous permette de participer avec votre téléphone cellulaire, ordinateur portatif ou tablette, il ne vous laissera pas vous connecter sur deux appareils du même type.
• Prenez une pause plus longue qu’à l’habitude avant de parler après une autre personne pour éviter de lui couper la parole.
• Prenez plus de pauses que vous le feriez normalement.
• Utilisez les options « pin » ou « spotlight » de Zoom pour mieux voir l’intervenant.
• Cliquez ici pour connaître les raccourcis du clavier Zoom et lire le guide technique de la CRTESPF (disponible en anglais seulement).

4. Raccourcis au clavier de Windows

Raccourci	Mesure
F6	Naviguer parmi les fenêtres contextuelles de Zoom
Ctrl+Alt+Shift	Déplacer l’accent sur les contrôles de Zoom relatifs aux rencontres
PageUp	Visionner les 25 transmissions vidéo précédentes de la vue en grille
PageDown	Visionner les 25 transmissions vidéo suivantes de la vue en grille
Alt+F1	Passer à la vue active de l’intervenant dans une réunion vidéo
Alt+F2	Passer à la vue de vidéo en grille dans une réunion vidéo
Alt+F4	Fermer la fenêtre à l’écran
Alt+V	Commencer ou arrêter une vidéo
Alt+A	Mettre en sourdine ou rétablir le son
Alt+S	Lancer la fenêtre de partage de l’écran ou cesser un partage d’écran. Remarque : Cela fonctionnera uniquement si la barre d’outils de contrôle de la réunion est active.
Alt+Shift+S	Commencer ou cesser un nouveau partage d’écran. Remarque : Cela fonctionnera uniquement si la barre d’outils de contrôle de la réunion est active.
Alt+T	Interrompre ou reprendre un partage d’écran. Remarque : Cela fonctionnera uniquement si la barre d’outils de contrôle de la réunion est active.
Alt+N	Changer de caméra
Alt+F	Montrer ou quitter le mode plein écran
Alt+Y	Lever ou baisser la main